Hace ya tres meses anuncié una serie de posts de introducción a GTD mezclados con trucos y experiencias reales salidos del uso diario de la metodología. Irónicamente, no me he aplicado el cuento (en casa del herrero…) y he dejado que pasen más de tres meses sin publicar nada. Momento de introspección, ¿Porqué ha pasado esto?

-  El perfeccionismo me había paralizado. En lugar de poner la bola a rodar y empezar a escribir sin miedo, estaba escuchando mis propias excusas (¿Y si lo que escribes no es interesante? ¿No es un tema demasiado grande?)
- Cuanto más tiempo pasaba, más me costaba empezar: Si hay alguien esperando todo este tiempo, mejor será que los posts sean excelentes.
- Al haber anunciado los posts, tampoco estaba escribiendo ningún otro post: ¿No deberías estar escribiendo posts de la serie?
- Y finalmente: La estructura que había elegido para la serie no era adecuada. Originalmente el plan era publicar un post por capítulo con un resumen y comentarios. Pero me pareció una estructura un poco lineal, muy poco original y en el fondo… no estaba contento con lo que estaba saliendo.

Así que borrón y cuenta nueva. Los nuevos posts van a ser simplemente sobre consejos de aplicación práctica de GTD, sin orden predeterminado. El primero: el que estais leyendo. Resumen sobre la “recopilación” en GTD.

GTD se basa en “Cinco pasos para dominar el flujo de trabajo”. Es decir, cinco actividades que haremos para convertir las “cosas” indefinidas (stuff) en acciones concretas. El primer paso es la recopilación: hacer una montañita de “cosas” indefinidas a las que aplicar las otras cuatro actividades (de las que ya hablaremos otro día).

Lo más importante es saber que son las “cosas”: Cualquier pieza de información (conversación, email, recorte de periódico, folleto, idea en la ducha…) que consideramos importante, pero sobre la que aún no hemos decidido que hacer. Es decir, no hemos decidido el resultado final, ni el paso inicial o “acción siguiente”.

El proceso de recopilación consiste simplemente en almacenar en bandejas de entrada todas las “cosas”. Un par de detalles importantes, que son parte de GTD:

- Cuantas menos bandejas de entrada tengas, más fácil es procesarlas.
- Intenta procesar lo que haya en las bandejas de entrada varias veces al día, y procesa hasta vaciar la bandeja.

Ya veremos otro día lo que significa “procesar”, pero básicamente consiste en transformar las “cosas” en actividades concretas.

En la práctica la recopilación es uno de los habitos más faciles de implementar. El correo electrónico ya tiene su “bandeja de entrada”. El correo físico y los papeles sueltos siempre pueden ir en una bandeja de entrada de plástico de las que se utilizan en las oficinas normales. Y para el resto de las cosas intenta llevar una libreta y un boli encima siempre que te reunas, hables por teléfono o veas una presentación, para apuntar todas las cosas que consideres importantes y que quieres recordar más tarde. De esta manera no tienes que llevarlas en la cabeza y puedes “olvidarte de acordarte”.

(Foto de photobunny)

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