¿Cuántas veces has olvidado adjuntar ficheros a un email?

Yo, muchas. Suele ser algo asi:

Estimado Señor Director de nuestro cliente más importante:

Adjunto le envío el importantísimo fichero que necesita usted esta tarde para presentar a la junta directiva.

Un cordial saludo,
César

Cinco minutos más tarde (si he tenido la suerte de darme cuenta del error)…

Estimado Señor Director de nuestro cliente más importante:

Ahora si, adjunto el fichero que se me olvidó en el email anterior.

Atentamente,
César

Voy a contaros un par de trucos para que no volvais a quedar mal.

Truco 1: La red de seguridad

Si utilizais Outlook para Windows estais de suerte. Es posible configurar este programa para que al pulsar el botón de “Enviar” los correos se guarden durante 5 minutos antes de ser enviados. Los correos se guardan en “Bandeja de salida”. Este truco también sirve para rescatar emails enviados por accidente antes de tiempo.

Vete al menu de configuración “Opciones”:

1. En la sección Enviar/Recibir desactiva la opción “Enviar inmediatamente cuando esté conectado”.

2. Pulsa el botón “Enviar/Recibir…”

3. Activa la opción “Enviar/Recibir automáticamente cada…”

4. Selecciona 5 minutos (o más si tienes mala memoria).

De esta manera hemos creado una red de seguridad para nuestros emails de salida. Los emails que envies pasarán a la carpeta Bandeja de Salida, en lugar de ser enviados inmediatamente. Si te das cuenta que el email que acabas de enviar no tiene los prometidos ficheros adjuntos, saca el mensaje de la bandeja de salida y vuelve a editarlo, adjuntando los ficheros.

El pequeño inconveniente es que esta configuración también afecta a los correos de entrada. No recibirás los correos de manera inmediata, sino con cinco minutos de retraso. De todas maneras ya sabes que no es muy productivo estar pendiente del email todo el día.

(disculpa que las capturas de pantalla estén en inglés, pero no tengo el Outlook en castellano instalado)

Truco 2: Condicionamiento

Si no utilizas Outlook podemos usar un truco que no depende de la tecnología. Intenta amaestrarte a ti mismo a, inmediatamente al teclear la palabra “adjuntar”, “adjunto” o “fichero”:

- Dejar de teclear,

- Cambiar al ratón

- Adjuntar los ficheros

La clave es hacerlo inmediatamente y no esperarse a terminar de teclear el texto.

Como Pavlov con sus perros,  lo que conseguiremos es reforzar una conexión entre un estímulo (teclear la palabra clave) y una respuesta (cambiar al ratón y adjuntar el fichero). Parece una tontería, pero si practicas durante 5 minutos (“adjunto”’->ratón, “adjunto”’->ratón, …) es suficiente para que se te quede grabado. Sí lo consigues tómate una galletita para reforzar ;).

Foto por ubiquity_zh

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