Lo sé, sólamente leer el título del artículo y ya te están entrando ganas de dejar de leer y comprobar si te ha llegado algún email nuevo.

Pero yo se que tú puedes, dame tu atención durante cinco minutos y aprenderás un truco que te ayudará a volver a tomar el control y “empezar el día con energía”.

Uno de cada dos usuarios profesionales comprueban su bandeja de entrada seis o más veces al día y uno de cada tres comprueban el correo continuamente. De media, los trabajadores pasan casi una cuarta parte del día leyendo, respondiendo y gestionando email (estudio).

Es posible pasarse el día entero moviendo email para arriba y para abajo inutilmente, como Sísifo con su roca. Supongo que será nuestra herencia de los monos que hace extrañamente satisfactorio el saltar de rama en rama durante horas.

La mayoría de las tareas que nos llegan por email corresponden a la categoría “Urgente, pero no importante” (el cuadrante tres, para los que hayais leido a Covey). Tareas como responder a peticiones de información, enviar ficheros adjuntos, ver videos graciosillos en YouTube, etc.

Es más cómodo que nos den muchas tareas pequeñas y fáciles por email. Asi no tenemos que pensar y decidir la mejor manera de usar nuestro tiempo. Pero tu y yo sabemos que tienes cosas más importantes que hacer. Proyectos que empezar. Borradores que escribir.

El desafío

Durante una semana: No enciendas el programa de correo electrónico hasta las once de la mañana. Durante las primeras horas de la mañana haz las tareas que son verdaderamente importantes para tí.

Efectos inmediatos:

- La primera mañana te darás cuenta de que de repente no sabes que hacer.

- Los primeros dos o tres días verás lo enganchado que estas al email.

Pero después notarás que:

- Serás dueño de las primeras dos horas de la mañana, generalmente cuando aún no estás cansado y te puedes concentrar mejor.

- Si consigues terminar unas cuantas tareas importantes para tí te subirá la motivación, y te tendrás más energía para continuar siendo productivo todo el día.

- Descubirás que es mucho más efectivo procesar los emails “del tirón” que uno a uno.

Excusas y soluciones:

- “Tengo la agenda y el email en el mismo programa”: Imprime la agenda en papel el lunes por la mañana y actualízala a mano.

- “¿Y si me envían un correo importante?”: Lo primero es que te preguntes si puede esperar hasta las once. La mayoría de las veces si. Si te atreves, siempre puedes configurar tu correo en modo auto-respuesta (igual que cuando te vas de vacaciones) y poner un texto similar a este:

Gracias por tu email. Debido a la cantidad de trabajo que tengo solamente leo el correo electrónico después de las 11.00. Si se trata de algo urgente llámame al móvil para que te pueda ayudar. Gracias y que tengas un buen día.

¿Te atreves? Sí consigues terminar la semana, te puedes poner esta medallita:

Fama: 43%

• NAVEGA / EN EL TIEMPO
• « Macedonia de enlaces (semana 14)
• » Monitorizando los cambios en páginas web

• NAVEGA / EN Email-fu Hábitos Trucos
• « Acorta las direcciones web con TinyURL
• » Nunca más te olvides de adjuntar ficheros a los emails